Hur tar vi den flexibla arbetsplatsen med oss in i framtiden?
Ett par månader innan pandemins intåg tog vi på Ryska Posten Bemanning fram en undersökning tillsammans med Sifo. Undersökningen syftade till att kartlägga vilka faktorer som får stockholmare att trivas och prestera bra på jobbet. Vad vi inte visste då var att resultatet skulle få än mer betydelse mitt under en pandemi!
Bristen på frihet och flexibilitet i arbetslivet tillsammans med stress över livspussel och tajta deadlines på jobbet var många stockholmares vardag innan pandemin. Undersökningen visar också att var femte person, innan pandemin, upplevde pendling som en utmaning i arbetslivet. Ett resultat som var ganska väntat, men trots det, en utmaning för många. Vi har under det senaste året tvingats förändra många av våra mest invanda beteenden på arbetsplatsen. Hur kommer den snabba omställningen att påverka oss framöver? Och vilka nya möjligheter kommer att växa fram ur pandemins spår?
Coronapandemin har påverkat oss alla på olika sätt, men en gemensam nämnare är att vi alla har spenderat mer tid hemma. Då många arbetsplatser tidigt ställde om till hemarbete suddades gränsen mellan jobbet och hemmet ut. För att knyta an till vår undersökning så fick stockholmarna sin önskan om flexibelt arbete uppfylld tidigare och i större utsträckning än vad någon kunnat drömma om. Nyckeln framöver är att hitta en balans där frihet och flexibilitet spelar stor roll, men med tydliga krav på förväntningar och mätbara mål. En mix som förhoppningsvis får oss att må bra och samtidigt prestera på topp.
Involvera era medarbetare
Vi har alla varit tvungna att applicera ”learning by doing” under pandemin. Låt därför era medarbetare vara med och påverka hur framtidens arbetsplats ska se ut. Vad har fungerat bra med hemarbete och flexibilitet? Mindre bra? Låt alla få komma till tals vad gäller utmaningar och fördelar med den flexibla arbetsplatsen. Nu är det dags att lära oss av våra erfarenheter och förvalta det bästa.
Lyssna till alla medarbetare, de har olika behov och idéer. En medarbetare som är ny på arbetsplatsen behöver förmodligen mer stöd av kollegorna och har ett större behov av ett fysiskt kontor och en känsla av samhörighet. Hen har också ofta bra idéer då hen inte är färgad av tidigare företagskultur. Se till att ta vara på det!
Vissa klarar hemarbete bättre än andra, se till att fånga upp även de som inte haft lätt till omställningen. De som trivs med hemarbete kan dela med sig av tips för att få ut det mesta av det. Det viktiga är dock att ta vara på hur och var medarbetarna mår och presterar bäst. Fokusera på resultat och kvalitet i arbetet, var det utförs är mindre viktigt. Ha tydliga förväntningar och mätbara mål för arbetet. Det gör det också lättare för medarbetarna att veta vad som förväntas av dom när ni inte ses varje dag på kontoret.
Att sätta riktlinjer kring era nya arbetsförhållanden kan också vara bra, förmedla vad det är konkret som gäller. Förespråkar ni total frihet eller finns det vissa förhållningsregler som gäller? Ha kvartals- eller halvårsavstämningar kring era nya riktlinjer. Kanske passar de inte längre efter en tid, eller så behöver de uppdateras.
Minskade ytor med ökad kvalitet
Lyckas vi förvalta frihet och flexibilitet i arbetslivet på rätt sätt så kan vi optimera varje situation. Behöver vi fokusera ostört och koncentrera oss arbetar vi hemifrån. Dagar då vi vill ha inspiration, kreativitet och socialt utbyte med kollegorna kommer vi till kontoret. Vill vi spara in på värdefull pendlingstid varvar vi med att sköta jobbet hemifrån igen.
Många är nog överens om att kontorsytorna kommer minska och att arbetsgivare på sikt kan säga upp överflödiga kontorslokaler. Men har vi tänkt på konsekvenserna av det? Och vad kan vi göra istället för att väga upp den sociala biten som vi plockar bort?
Att kunna spara in på onödiga kontorskostnader är bra, men då behöver vi kanske höja kvaliteten ytterligare på de kontorsytor vi väljer att ha kvar. De dagar vi är på kontoret har vi förmodligen ett ännu större behov av socialt utbyte än tidigare. Se till att skapa rätt förutsättningar för det!
Som arbetsgivare blir det ännu viktigare att ha ett attraktivt kontor, i en tid där medarbetarna får välja varifrån de arbetar. Ett trevligt bemötande och hög service redan när en kund eller medarbetare kommer innanför dörren har aldrig varit viktigare. Kan ni allokera vissa kostnader för minskade kontorsytor till att anställa en riktigt duktig Mood Manager? Kan ni skapa nya sociala ytor på kontoret som uppmuntrar till umgänge? Eller ska ni faktiskt öka från en till två receptionister trots att kontorsytan har minskat? Framtidens kontor kommer förmodligen inte att se ett klassiskt rörelsemönster där alla kommer och går samtidigt, utan detta kommer vara mer utspritt under dagen. Det väsentliga framöver kommer inte att vara antal kvadratmeter på våra kontor utan hur vi väljer att nyttja dessa. Vi ser med spänning fram emot vilka nya roller som kommer att växa fram ur pandemin!
På samma sätt som pandemin överraskade oss, lika lite vet vi om framtiden. Finns det något vi kan göra redan nu för att förbereda oss inför en någorlunda normal vardag igen?
- Involvera medarbetarna för att konkretisera vad som har fungerat bra respektive mindre bra med ett flexibelt arbetssätt
- Se till att maximera servicenivån för både kunder och medarbetare på kontoret. Vi kommer förmodligen även framöver att spendera mindre tid på kontoret, men när vi väl är där uppskattar vi än mer det sociala utbytet. Medarbetarna ska känna att de längtar till kontoret!
- Sätt tydliga riktlinjer för ett flexibelt arbete. Det blir lättare för medarbetarna att förhålla sig till den nya flexibla arbetsplatsen. Har ni skapat riktlinjer har ni satt en grund som kan uppdateras över tid.
